Ärzte ohne Grenzen Schweiz: Datenschutzhinweise für Bewerber:innen

Ärzte ohne Grenzen/Médecins Sans Frontières (MSF) hat eine grosse ethische Verantwortung bei der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten; so sind wir verpflichtet, die Privatsphäre aller Personen zu schützen, die uns ihre persönlichen Daten anvertrauen. Dazu gehören auch die personenbezogenen Daten von Bewerber:innen. Gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz und der Europäischen Datenschutzgrundverordnung unterliegt Ärzte ohne Grenzen diversen rechtlichen Verpflichtungen. So müssen Bewerber:innen über die Verwendung, Aufbewahrung und Weitergabe von Daten sowie die Datenschutzmassnahmen der Organisation informiert werden.

Ärzte ohne Grenzen verfügt über Informationen in Papier- und elektronischer Form, die Einzelpersonen betreffen. Diese werden von der Personalabteilung verwaltet. Die Daten werden für die unten aufgeführten Zwecke verwendet.

Art der erhobenen Daten

Für alle Stellen am Hauptsitz (einschliesslich Praktika, Zivildienst und ehrenamtliche Tätigkeit):

Die Bewerbungen erfolgen über «Recrutee», eine in die Website von Ärzte ohne Grenzen integrierte Rekrutierungsplattform (https://medecinssansfrontieressuisse.recruitee.com). Hier stellen die Kandidat:innen ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse, ihre Telefonnummer, ihren Lebenslauf und ihr Bewerbungsschreiben zur Verfügung.

Für internationale Stellen in den Einsatzländern: Ärzte ohne Grenzen Schweiz erhält die Bewerbungsunterlagen über die Rekrutierungsplattform «Talentsoft», die in die Website msf.ch integriert ist.

Folgende Daten werden erfasst:

  • Lebenslauf und Bewerbungsschreiben
  • Ein Bewerbungsformular mit folgenden Angaben:
    • Vor- und Nachname
    • Geschlecht
    • Adresse
    • Nationalität
    • Geburtsort und -datum
    • E-Mail-Adresse
    • Skype-Kontakt
    • Angaben zur Ausbildung
    • Sprachkenntnisse
    • Kontaktinformationen von Referenzpersonen
    • Freiwillige zusätzliche Angaben
  • Online-Formular zur Arbeitserfahrung (WEF)
  • Kopien von relevanten Diplomen und Abschlüssen
  • Kopien von Arbeitszeugnissen (Arbeitsbestätigungen)
  • Strafregisterauszug, nicht älter als ein Monat
  • Kopien von Evaluierungen durch Ärzte ohne Grenzen oder andere NGOs (falls vorhanden)
  • Medizinische Kompetenzen (Selbsteinschätzung)
  • Fachtests (für nichtmedizinische Profile)
  • Pass-/Ausweiskopien
  • Referenzen
  • Aufnahme/Eintritt (während der Bewerbungsgespräche erworbene Informationen)

Zweck und gesetzliche Grundlage der Datenverwendung

Für Bewerbende:

  • Erstellung des Bewerbungsdossiers
  • Sammeln sämtlicher Informationen und Dokumente, die zum weiteren Verlauf der Rekrutierung und für eine erfolgreiche Kandidatur benötigt werden
  • Berechnung der Gehaltsstufe

Aufbewahrungsdauer

Kommt es zu einer Einstellung bei Ärzte ohne Grenzen, so werden die zur Verfügung gestellten Daten im Personaldossier aufbewahrt.

Stellen am Hauptsitz: Wird die Bewerbung nicht berücksichtigt, bewahrt Ärzte ohne Grenzen Schweiz die personenbezogenen Daten sechs Monate lang auf.

Internationale Stellen in den Einsatzländern: Personenbezogene Daten werden nach Ende des Rekrutierungsprozesses maximal zwei Jahre lang in Talentsoft aufbewahrt.

Wenn die Bewerbung nach der festgesetzten Bewerbungsfrist eintrifft, werden sämtliche personenbezogene Daten umgehend gelöscht.

Zu statistischen Zwecken können anonymisierte Daten (Geschlecht, Region, wie die Bewerber:innen von der Stelle bei Ärzte ohne Grenzen Schweiz erfahren haben usw.) aufbewahrt werden.

Zugang zu den Daten

Die personenbezogenen Daten von Bewerber:innen werden ausschliesslich an Mitarbeitende von Ärzte ohne Grenzen Schweiz weitergegeben, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben nötig ist; dies schliesst auch das Rekrutierungsteam ein. Ärzte ohne Grenzen Schweiz muss die Daten möglicherweise an andere Sektionen von Ärzte ohne Grenzen weitergeben (für das Matching und die Zuweisung auf der Lohnskala).

Weitergabe von Daten ausserhalb von Ärzte ohne Grenzen

Derzeit haben folgende externe Dienstleister Zugang zu den Daten der Mitarbeitenden von Ärzte ohne Grenzen:

  • Recruitee
  • Talentsoft
  • Microsoft

Anmerkung: Die externen Dienstleister haben keinen Zugriff auf alle personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden, sondern nur auf jene, die sie für die Ausübung ihrer Dienstleistungen benötigen.

Auf keinen Fall verkauft Ärzte ohne Grenzen die personenbezogenen Daten der Kandidat:innen. Die Organisation trifft keine automatisierte Personalentscheidung anhand der Daten der Kandidat:innen während des Rekrutierungsprozesses.

Datenspeicherung

Ärzte ohne Grenzen Schweiz speichert die personenbezogenen Daten auf einer gesicherten Datenbank. Zum Schutz der personenbezogenen Daten vor Verlust, Manipulation oder Diebstahl wurden die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen getroffen.

Ärzte ohne Grenzen Schweiz verwendet für die Bearbeitung der Bewerbungen für Stellen am Hauptsitz die Rekrutierungs-Software «Recruitee» und für Stellen in den Einsatzländern «Talentsoft».

Ihre Rechte

Die Bewerber:innen haben in Bezug auf die zu ihrer Person erhobenen Daten die folgenden Rechte:

  • Zugriffsrecht: Das Recht, Einsicht in die personenbezogenen Daten zu verlangen, die Ärzte ohne Grenzen Schweiz zu ihrer Person besitzt.
  • Recht auf Berichtigung der Daten: Wenn Bewerber:innen, Mitarbeitende oder ehemalige Mitarbeitende der Meinung sind, ihre personenbezogenen Daten seien nicht korrekt, haben sie das Recht, eine Berichtigung dieser Daten einzufordern. Ist eine Person mit einer Leistungsbeurteilung nicht einverstanden, kann sie deren strittigen Charakter vermerken lassen.
  • Recht auf Einschränkung der Datenverwendung: Das Recht, von Ärzte ohne Grenzen Schweiz zu verlangen, dass die Verwendung der personenbezogenen Daten in bestimmten Fällen eingestellt oder eingeschränkt wird. Dies kann z.B. bei Uneinigkeit über die Richtigkeit oder die rechtmässige Verwendung der Daten der Fall sein.
  • Recht auf Löschung (Recht auf «Vergessen»): Kann eine Person darlegen, dass Ärzte ohne Grenzen Schweiz ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt oder sie unrechtmässig verwendet, hat sie das Recht, diese löschen zu lassen.

Ärzte ohne Grenzen Schweiz beantwortet solche Forderungen spätestens innerhalb eines (1) Monats nach Eingang der Forderung.

Die Forderungen können an folgende Adressen geschickt werden:

Beschwerden können bei folgender Behörde eingereicht werden:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1- CH-3003 Bern
Telefon: +41 (0)58 462 43 95

Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Ärzte ohne Grenzen Schweiz aktualisiert diese Datenschutzhinweise bei Bedarf. Falls es beim Umgang mit personenbezogenen Daten signifikante Änderungen gibt, aktualisiert Ärzte ohne Grenzen Schweiz die Website entsprechend.

Januar 2023